Hace poco, en una consultoría que realicé en el sector salud, una persona muy inteligente me hablaba de la cantidad de procesos, procedimientos, pasos y requisitos que entorpecen la ejecución de cualquier idea, por básica o brillante que sea. Resumió el diagnóstico mejor que cualquier informe: “para qué hacerlo fácil, si se puede hacer difícil.”
La impotencia de ver una buena idea obstaculizada por un procedimiento o una regulación es el día a día en este país —en entidades públicas y también privadas—. Y cuando uno pregunta por qué se hace de esa manera, la respuesta suele ser surrealista: “porque ajá”. Basta ver cualquier trámite en notaría, en cámara de comercio, bancos, en la fiscalía, en el pago de seguridad social, para notar cuántos pasos se podrían eliminar sin que a nadie le hiciera falta. Lo que no vemos es que cada paso innecesario tiene consecuencias medibles: en tiempo y en dinero.
Un ejemplo concreto de un trámite sin sentido son los edictos.
Elogio a la Dificultad
En la universidad leí varias veces un ensayo de Estanislao Zuleta, “Elogio de la dificultad”. Cada tanto lo vuelvo a leer, y siempre me resuena el mismo mensaje: lo que cuesta pensar por uno mismo, y la importancia precisamente de asumir ese costo. La mayoría de las veces escogemos lo fácil —no controvertir, seguir el pensamiento de otros porque nos parecen inteligentes o simplemente nos cae bien su forma de ser— y así dejamos de cuestionar. Seguimos la ruta ya trazada porque, claro, así se ha hecho siempre. Zuleta lo dice mejor:
“Hay que poner un gran signo de interrogación sobre el valor de lo fácil; no solamente sobre sus consecuencias, sino sobre la cosa misma, sobre la predilección por todo aquello que no exige de nosotros ninguna superación, ni nos pone en cuestión, ni nos obliga a desplegar nuestras posibilidades.”
Uno aspiraría que quienes estructuran los procedimientos piensen la razón de ser de cada uno, el por qué y el para qué de cada requisito.
En el caso del procedimiento que pongo de ejemplo en este escrito, el edicto viene del derecho romano. El pretor lo usaba para proclamar públicamente lo que iba a hacer durante su año en el cargo: qué acciones y remedios jurídicos reconocería. Fue, en su origen, una herramienta hecha para adaptarse: cada pretor podía corregir el criterio del anterior.
Hoy el edicto sirve para publicitar decisiones judiciales, actuaciones de entidades y trámites que deben comunicarse cuando no es posible avisarle directamente a quien podría verse afectado, y para dejar constancia de que se hizo todo lo posible por avisarle a alguien que, casi siempre, nunca se entera. En otras palabras, sirve para avisar a quien no se sabe si sabe, para que sepa y se entere. La forma exigida es esta: se debe publicar en un medio escrito de amplia circulación nacional. Y he aquí lo que debemos preguntarnos hoy cuando los diarios de amplia circulación son sobre todo virtuales, o cuando, francamente, casi nadie compra el periódico. ¿Sigue siendo necesaria esta figura, tal como está escrita?
La propia rama judicial colombiana ya se hizo esa pregunta y hoy el aviso de ciertas decisiones se apoya también en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, un registro digital creado por el Consejo Superior de la Judicatura y cuyo uso exclusivo —en reemplazo del aviso en prensa— fue avalado por la Corte Constitucional. Al menos una de sus ramas, aunque solo hasta hace pocos años, “avanzó” hacia la virtualidad para resolver el problema.
Pero hay entidades que siguen exigiendo la figura tal como nació hace casi medio siglo. El trámite de mi tía no es con la rama judicial, es con el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, que sigue exigiendo varias publicaciones en un diario de amplia circulación para, supuestamente, comunicarle algo a alguien que, con esa misma forma de comunicarlo, nunca se va a enterar.
Shane Parrish describe este fenómeno con un concepto que le presta el título a este escrito: gestores profesionales de la complejidad. Nos gusta siempre añadirle un requisito, un proceso, incluso una persona, a cualquier procedimiento. Nos vamos por lo fácil: complicarlo. Y hay una segunda capa, más humana todavía: cuando alguien señala que algo no debería existir, aparece un defensor de ese proceso a objetar —claro, él lo creó, cómo lo van a eliminar si fue fruto de su trabajo y su creatividad—. El edicto, tal como hoy opera en el trámite de mi tía, es un gestor profesional de la complejidad en su forma más pura: nadie lo diseñó con mala intención, pero en casi cincuenta años nadie se ha tomado el trabajo de preguntarse si todavía sirve para algo.
Somos autómatas que aplicamos procedimientos y regulaciones simplemente porque así se han hecho siempre. No nos preguntamos qué tal si se puede hacer más fácil.
Pensar por Primeros Principios
Una forma de combatir ese automatismo —en las entidades, y en nosotros mismos— es pensar por primeros principios. La lógica es sencilla de enunciar: llegar a lo básico, reducir cualquier problema a su origen. El término viene de Aristóteles: las proposiciones primeras, que no se derivan de nada más, y a partir de las cuales se construye todo lo demás
Últimamente lo escucho mucho de un grupo de personas que, partiendo de unas ideas en común, conformaron un chat, luego un podcast, y ya han venido creando contenido y materializando ideas, a tal punto que sus ideas se están acercando al espacio. ¡Literal! (https://www.10am.pro/p/e210-que-es-pensar-en-grande-un-puerto). Este grupo se llama 10amPRO, el cual les recomiendo seguir.
La explicación más clara que he encontrado sobre primeros principios, se la escuché a Jensen Huang, fundador y director de NVIDIA:
“Puedes aprender cómo una persona hizo algo y hacerlo exactamente de la misma manera, y esperar obtener un resultado diferente. Pero podrías preguntarte cómo se puede hacer algo, y luego volver a los primeros principios y preguntarte: dadas las condiciones actuales, dada mi motivación, dadas las herramientas e instrumentos, teniendo en cuenta cómo han cambiado las cosas, ¿cómo lo haría de nuevo? ¿Cómo reinventaría todo esto? ¿Cómo construiría un carro hoy en día? ¿Cómo construiría una computadora hoy en día?”
Es cuestionar los métodos tradicionales y reinventar la solución basándose en la tecnología y las necesidades del presente.
— Jensen Huang, fundador y CEO de NVIDIA
¿Es realmente necesario?
Dicho así, suena simple. Aplicarlo en el día a día cuesta más de la cuenta, precisamente porque lo fácil es quedarse y replicar el proceso.
Vale la pena elogiar la dificultad, entonces, aunque sea por una vez: empujar la mente a pensar más allá de la comodidad que ella misma nos ofrece. Y antes de optimizar el siguiente trámite en notaría, exigir un edicto o formulario, vale la pena hacerse las preguntas que Harvey S. Firestone —fundador de la legendaria Firestone Tire and Rubber Company— planteó en su libro Men and Rubber, a quien ya he citado previamente: ¿Es realmente necesario? ¿Puede simplificarse? A éstas sumo una tercera, que aprendí de un buen amigo: ¿Qué pasa si no se hace? Si la respuesta es “nada”, entonces quizá esa norma, esa decisión o ese proyecto de ley no debería existir.
Y, finalmente, una cita que resume todo esto:
“No optimices un proceso que ni siquiera debería existir.”
— Elon Musk
Salud!
-LF